Nguyên tắc 7Cs là tập hợp những nguyên tắc chúng ta có thể áp dụng trong các cuộc họp, trả lời mail, trong những bài thuyết trình,… sao cho người nghe có thể cảm nhận được hết những thông điệp mình muốn truyền tải. Trong đó, 7 chữ C đó bao gồm: Clear (rõ ràng), Correct (chính xác), Concise (Súc tích), Concrete (Cụ thể), Coherent (Dễ hiểu), Complete (Hoàn chỉnh), Courteous (Lịch sự).
Ngày nay, giao tiếp là một kỹ năng bắt buộc phải có ở mỗi con người, dù là khi làm việc, khi thuyết trình, hay cả khi nói chuyện thông thường thì người có kỹ năng giao tiếp tốt, bao giờ cũng đem lại hiệu quả truyền tải và sức hút lớn hơn. Dù xã hội đang phát triển không ngừng, tính cạnh tranh cũng ngày 1 tăng cao nhưng có một bộ phận giới trẻ hiện nay lại làm việc và tiếp cận thông tin vô cùng bị động. Nếu không được nhắc đến cụ thể, các bạn đó sẽ không bao giờ chủ động đứng lên nói ra ý kiến của mình, được cho nói cũng nhất định không chịu nói cứ im ỉm thôi, mà làm việc theo đội nhóm như vậy thì sao phát triển được.
Rất nhiều các chuyên gia đã nhận định rằng kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng bậc nhất, quyết định tới sự thành bại của chúng ta trong tương lai. Vì ở thời điểm hiện tại, người ta đề cao tính phối hợp nhóm, học tập, làm việc cũng có nhiều người hợp thành một nhóm, công nghệ lại phát triển, con người có thể làm việc mà không nhất thiết phải tới văn phòng. Vậy thì buộc phải học cách giao tiếp, biết lắng nghe, biết nói sao cho đối phương hiểu và nguyên tắc 7C sẽ giúp bạn điều đó.
1. Correct: chính xác.
Đây là điều kiện bắt buộc để giao tiếp có được hiệu quả, thông tin bạn nói ra bạn phải hiểu rõ và truyền tải nó thật chính xác. Trước khi làm gì, phải kiểm tra thật kỹ bằng cách tự hỏi những câu kiểu như:
Bạn phải tìm cách sử dụng từ ngữ thế nào mới dễ hiểu, không cần thiết lúc nào cũng phải dùng từ chuyên môn, vì đâu phải ai cũng hiểu nghĩa mấy từ đó.
Rồi thì dùng từ phải đúng chính tả, đúng cú pháp, chỉ sai một ly thôi là đi ngay một dặm.
Bạn phải viết đúng tên, vị trí của đối phương, đặc biệt là những địa chỉ, địa danh, rất dễ nhầm lẫn đấy.
2. Clear: rõ ràng.
Nói sao, viết sao cho rõ ràng cũng không phải là một điều đơn giản. Có nhiều người, bình thường rất tự tin vào tài ăn nói của mình nhưng khi đứng trước một tập thể những người ưu tú, họ lại bị run xong nói một hồi rất dài mà chẳng ai hiểu gì. Vì vậy, hãy học cách kiểm soát từng lời ăn, tiếng nói của mình, dùng câu thì phải đúng cú pháp, ngắn gọn, mạch lạc sao cho dễ hiểu là được. Chứ đừng “nói dài, nói dai thành ra nói dại”.
3. Concise: ngắn gọn.
Thời gian là vàng là bạc, muốn người khác nghe mình nói thì bạn đừng nói chuyện vòng vo mà hãy đi thẳng vào vấn đề chính chứ chẳng ai muốn tốn thì giờ nghe bạn ba hoa, chém gió cả. Muốn nói sao, viết sao để dẫn người nghe thẳng tới vấn đề, không bị dài dòng thì bạn hãy thử một vài cách như: bỏ đi những cụm từ nối kiểu như “hình như là”, “có lẽ”, “nhưng mà”,… mấy câu vô nghĩa, không có nội dung quan trọng thì không cần nói hoặc viết vào hoặc tự rà lại xem mình có đang bị đề cập lại một vấn đề hay không.
4. Concrete: cụ thể.
Một điều tối kỵ cần tránh để đạt hệu quả trong giao tiếp là bạn đừng có nói chung chung. Có vấn đề gì, phải đi vào cụ thể của cụ thể, từng ngóc ngách cặn kẽ thì người ta mới hiểu thực sự được. Điển hình là mấy người hay nói kiểu “khoảng tầm…”, “hầu như”,… xong cuối cùng người ta lại hiểu nhầm, hiểu sai mất. Căn bệnh này không hề hiếm gặp mà rất nhiều người hiện nay thường mắc phải, bạn phải tập cách giải quyết vào từng câu hỏi như: Ai, thế nào, bao lâu, số liệu cụ thể… Tránh việc mất thời gian vào làm những việc không cần thiết do lỗi truyền tải làm người nghe hiểu lầm.
5. Coherent: mạch lạc, dễ hiểu.
Bạn giao tiếp thì phải đảm bảo sao cho thật mạch lạc, dễ hiểu. Nói hay viết đề phải có lý luận, biết cái gì cần trước, cái gì cần sau sao cho thật logic. Kẻo nói xong người ta lại đặt câu hỏi ngược lại rằng “Không hiểu, tại sao lại như vậy”. Nếu bạn chưa thành thạo, có thể chuẩn bị sẵn kịch bản cũng được, tránh nói lộn xộn giữa các ý, xong một hồi lại nói lệch hẳn tới một vấn đề khác rồi chính mình cũng không hiểu tại sao lại như vậy.
6. Complete: hoàn chỉnh.
Bất kỳ một thông tin gì bạn nói ra, bạn cần đảm bảo xem mình đã nói đầy đủ hay chưa. Đừng nói theo kiểu nửa úp nửa mở, nói dở dang, không đầu không đuôi khiến người nghe vô cùng khó chịu mà lại hiểu sai thông tin. Tính hoàn chỉnh là điều bắt buộc, viết thư phải đầy đủ họ tên, thông tin của người gửi, người nhận, bài thuyết trình mà thiếu một câu quan trọng thôi là từ thành công nó ra thất bại liền.
7. Courteous: tính lịch sự.
Nguyên tắc cuối cùng trong bộ nguyên tắc 7C đó chính là Courteous – lịch sự. Bởi vì bạn phải nói chuyện lịch sự thì người ta mới muốn nghe chứ nói chuyện cộc cằn, vô duyên thì đến những người dễ tính nhất họ cũng chẳng thể nghe lọt tai. Lời nói thì chẳng mất tiền mua, vậy nên nói năng làm sao phải đảm bảo tôn trọng người nghe và có thêm kiến thức, nhịp điệu thì mới cuốn hút được. Muốn người ta nghe mình, đầu tiên bạn phải đặt mình vào vị trí của họ để thấu hiểu trước.
Giao tiếp là một việc diễn ra thường ngày mà nếu nó không đủ tốt thì mọi công việc khác đều kéo theo hiệu quả thấp hơn. Hãy nghĩ sâu hơn một chút, bạn sẽ hiểu nó quan trọng thế nào và cố rèn luyện để khả năng giao tiếp của mình tốt hơn qua từng ngày.