Mỗi ngày, người nào cũng có 24 giờ, thế mà có những người lúc nào cũng kêu bận rộn, không có thời gian, xong lại chẳng việc gì đến nơi đến chốn, có người lại sắp xếp được tốt việc cần làm gọn gàng trong vòng một ngày mà luôn có sự hiệu quả cao. Bạn thì sao? Bạn cảm thấy mình quản trị thời gian cá nhân trong một ngày đã tốt chưa? Hãy thử tìm hiểu quy tắc 40 – 30 – 20 – 10, nó sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Hiểu đơn giản về quy tắc này chính là bạn sẽ phân chia công việc dựa trên tính quan trọng và tính khẩn cấp, rồi chia cho nó bao nhiêu thời gian của mình một ngày để mọi thứ không bị rối tung lên. Cụ thể:
– Bạn sẽ dành 40% thời gian trong ngày cho những việc quan trọng nhất nhưng chưa quá khẩn cấp: như học, rèn luyện bản thân, … nó sẽ quyết định trực tiếp tới tương lai của bạn.
– Bạn dành 30% thời gian trong ngày để giả quyết những công việc mang tính khủng hoảng, vừa quan trọng mà lại vừa khẩn cấp, không làm luôn không được.
– 20% thời gian bạn có sẽ để dành cho những công việc có tính khẩn cấp nhưng không quan trọng. Kiểu như trả lời mail, tin nhắn, gọi điện thoại, …
– 10% thời gian còn lại, nếu cảm thấy bản thân mình trong ngày đã làm được nhiều thứ, học được nhiều điều thì bạn mới có quyền dành nó cho việc mà vừa không quan trọng, cũng chẳng hề khẩn cấp, như là ăn, nhậu, đi chơi.
Có thể bạn không biết, nhưng những người được xếp vào bậc vĩ nhân của thế giới họ thậm chí dành không dưới 80% thời gian một ngày cho loại việc đầu tiên, 10% họ sẽ dành để giải quyết khủng hoảng và gần như không hề hưởng thụ, thư giãn nhiều đâu.
Cũng chính dựa vào cách thiếp lập thời gian theo quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 mà bạn có thể chọn ra được việc ưu tiên của mình. Thường thì nếu nói bạn hãy liệt kê những việc quan trọng mà bạn cần có ưu tiên trong tuần thì bạn có thể liệt kê ra từ 10 – 12 việc, rồi nếu bảo bạn loại bớt đi thì bạn kiểu gì cũng loay hoay mãi mà không xong. Thay vào đó, bạn có thể liệt kê ra rồi chọn 3 việc mà bạn cho là quan trọng nhất, rồi duy trì sự tập trung, ưu tiên dành cho công việc đó. Rồi khoảng 1 tuần sau, bạn tự mình kiểm tra tiến độ công việc đó xem, bạn sẽ cảm nhận được một vài thay đổi nhỏ. Nhưng khoảng 2 hoặc 3 tuần sau đó, khi bạn dần quen và bắt đầu chọn được cho mình 3 việc cần ưu tiên nhất, bạn sẽ cảm thấy hiệu suất công việc tăng lên rất cao, tiến độ cũng nhanh hơn vì bạn dành toàn bộ sự tập trung vào đó và nhận về kết quả tương xứng.
Lại một lần nữa, dựa vào quy tắc thời gian 40 – 30 – 20 – 10, bạn sẽ biết sắp xếp lần lượt công việc của mình cái nào có thể làm trước cái nào làm sau. Loại công việc cần ưu tiên số 1 thậm chí bạn có thể dành thời gian nhiều gấp 2 hay gấp tới 4 lần những công việc khác vì nó có thể ảnh hưởng quyết định tới tương lai của bạn sau này. Bài viết có nói về 10% thời gian bạn có thể dành cho những việc không có tính quan trọng, cũng không hề khẩn cấp như nghỉ ngơi, thư giãn. Nhưng tuyệt đối hãy nhớ rằng chỉ khi nào 3 công việc kia bạn đã hoàn thành thì bạn mới có quyền dành cho những việc thế này. Còn thực tế, nhiều người lại dành quá nhiều thời gian vào đó, chứ không phải chỉ 10%, họ dành bất kỳ lúc nào có thể để lướt Facebook, xem TikTok thay vì để học, để đọc một cuốn sách, rồi còn lại họ dành để xử lý việc khủng hoảng xong bất cứ khi nào người khác hỏi họ cũng tỏ vẻ rất bận rộn, không có thời gian rảnh. Chỉ là ngụy biện.
Vậy nên, thay vì than thở mình không đủ thời gian để làm việc thì bạn hãy tự coi lại cách làm việc, sử dụng thời gian của mình đã hiệu quả chưa. Đến những tỷ phú giàu có, họ cũng chỉ có 1 ngày 24 giờ thôi mà vẫn phải làm cả trăm, cả ngàn đầu việc mỗi ngày chứ mình vẫn còn nhẹ nhàng lắm. Hãy đọc, hãy học và vận dụng tối đa những kiến thức, những quy tắc vô cùng hữu ích này để làm chủ thời gian, sao cho hiệu quả để từ đó thay đổi cuộc đời chính mình nhé!